Kuljetuslogistiikka on läsnä ympäri maailman jokaisella toimialalla – siltä ei voida välttyä. Tämän vuoksi kuljetuslogistiikan ulkoistaminen on myös yleistynyt. Yhä useampien yritysten päättäjät joutuvat muuttuvassa maailmassa tilanteeseen, jossa oman logistiikkaosaston ja henkilöstön todellinen tarve joutuu puntariin. Tällöin lähdetään pohtimaan yrityksen toimintatapoja ja niiden kannattavuutta. Onko logistiikka todella yrityksen omaa ydinosaamista? Mitkä olisivat vaihtoehtoiset tavat hallinnoida sekä operoida logistiikkaa?
Tämän lyhyen artikkelin tarkoituksena on antaa yleiskuva logistiikan ulkoistamisprosessista näille päätöksentekijöille ja ulkoistamista harkitseville. Artikkelissa käydään läpi ulkoistamista yleisellä tasolla – jokaisen yrityksen kohdalla prosessi kuitenkin räätälöidään, onhan kaikilla omat yksilöllisyytensä liiketoiminnassaan mukana.
Lähtökohdat
Lähtökohta logistiikan ulkoistamiselle on yleensä organisaatiossa tapahtuvat muutokset. Varsinkin tällä hetkellä vallitsevan COVID-19 tilanteen vuoksi on todennäköistä, että monissa organisaatioissa on huomattavissa äkillistä supistumista liiketoiminnassa. Tällöin esiin nousee oman logistiikkaosaston tarpeellisuus ja vaihtoehtoiset tavat ohjata logistiikkaa.
Ulkoistetut toiminnot eivät ole organisaatioiden omaa ydinosaamista ja paras tietotaito näihin osa-alueisiin löytyy usein toisesta organisaatiosta. Liiketoiminnassa toimitusketjun hallinnointi ja organisointi voi ilmetä liian monimutkaisena ja aikaa vievänä, varsinkin jos alan asiantuntijaosaamista ei organisaation sisältä löydy. Tällöin kannattaa tutkia ulkoistamisen tarjoamia mahdollisuuksia.
Ulkoistamiseen liittyvät uhkakuvat
Ulkoistaminen yleisesti ottaen voi tuntua kontrollin menetykseltä tai kalliilta ulkopuoliselta toiminnolta. Pitkälle viedyssä ulkoistuksessa puhutaan usein ihmisten työpaikkojen uudelleenjärjestelystä, mikä on luonnollisesti monelle aiheena arka. Myös päätöksentekijöiden pelko kontrollin mennettämisestä omaan liiketoiminnan alueeseensa on hyvin yleistä. Tällaisten asioiden selvittäminen vaatii syvää luottamusta palveluntarjoajan ja ulkoistamista pohtivan yrityksen välillä. Olemme todenneet, että tällainen luottamus voidaan saavuttaa läpinäkyvällä ja täysin neutraalilla toimintatavalla. Läpinäkyvyys tarkoittaa kustannusten täydellistä läpinäkyvyyttä ja neutraalius ostotoiminnan puolueettomuutta toimijoiden kesken ja verkoston tehokasta hyödyntämistä. Silloin molemmat osapuolet voivat käydä keskustelua sen vaatimalla tasolla. Kun ulkoistuksen hoitaa osaava palveluntarjoaja, aikaisemmat huolet osoittautuvat helposti tyhjiksi.
Mahdollisuudet
Hyvin onnistuessaan logistiikan ulkoistaminen tuo mukanaan paljon hyötyjä. Ulkoistuspalveluntarjoaja tarjoaa joustavan resurssoinnin lisäksi ammattitaidon, prosessit ja kumppaniverkoston, jota esimerkiksi pk-sektorin yrityksellä olisi resurssien puolesta työlästä hankkia. Palveluntarjoajat keskittyvät täysin omaan ydinosaamiseensa ja hoitavat suuria kokonaisuuksia, joiden myötä saavutetaan mittakaavaetuja ja kustannustehokkuutta. Ulkoistamispalveluntarjoajilla on valmiiksi jo työvoimaa, asiantuntemusta sekä tarvittavat järjestelmät käytössään, jonka vuoksi tuottavuus kasvaa. Logistiikan kehittäminen on usein helpompaa ja joustavampaa, kun kumppanina on kokenut ulkoistuskumppani.
Ulkoistuksessa palveluntarjoaja on väistämättä tekemisissä asiakkaan ydinliiketoiminnan prosessien kanssa. Näin ollen toimitusketjuhallinnan kehitys tapahtuu ydinliiketoimintalähtöisesti. Tämä on hyvin merkittävä ero verrattuna esimerkiksi siihen, jos logistiikkaa hoidettaisiin keskitetysti yhden huolintayhtiön kautta normaalein kuljetussopimuksin.
Kuinka nopeasti logistiikan ulkoistaminen onnistuu?
Ulkoistamisen koosta riippuen siirtymäaika vaihtelee päivistä viikkoihin. Operatiivinen osuus saadaan hallintaan jo päivien sisällä. Siirtymäajan alkuvaiheeseen sisältyy tarkempi tutustuminen niin itse asiakkaaseen kuin asiakkaan logistiikan prosesseihin, henkilöstöön ja IT-järjestelmiin. Tämän jälkeen syvennytään kokonaisuuteen ja sen optimointiin. Mitä paremmin asiakkaan liiketoimintaan perehdytään, sitä paremmin pystytään pureutumaan ja kehittämään olemassa olevia prosesseja. Prosessien kehitys sujuu palveluntarjoajalta helposti, löytyyhän ammattitaitoa ja tietoa jo logistiikka-alalta.
Ulkoistamisen kustannukset
Suurimpana syynä logistiikan ulkoistamiseen on siitä saatavat kustannussäästöt. Ulkoistamisen myötä siihen liittyvät kulut vaihtuvat kiinteistä kuluista muuttuviksi, kun kustannukset voidaan suoraan kohdentaa toimeksiantojen mukaisesti ja omat investoinnit jäävät pieniksi. Tilanteissa, joissa yrityksen rahtihintoja ei ole aktiivisesti kilpailutettu laajalla verkostolla, pystytään paremmilla rahtihinnoilla tarjoamaan asiakkaille suoraa säästöä. Toinen mitattava säästökohde on resurssisäästö, kun asiakkaan omat resurssit voidaan kohdentaa logistiikkajärjestelyiden sijaan ydinliiketoiminnan operaatioihin. Ulkoistaminen tuo mahdollisuuksia kaikenkokoisiin yrityksiin, mikroyrityksistä pörssiyrityskokoluokkaan.
Kirjoittajasta ja yrityksestä
Jonna Seppälä on Wiima Logistics Oy:n logistiikkakoordinaattori, hän viimeistelee lopputyötään logistiikan ulkoistamisen mahdollisuuksista. Jonna optimoi Wiimalla muiden koordinaattoreiden kanssa asiakkaiden ulkoistamia logistiikkatoimintoja.
Wiima Logistics on suomalainen logistiikan ulkoistamiseen ja projektilogistiikkaan keskittynyt logistiikan asiantuntijaorganisaatio. Wiima työllistää kuudessa eri toimipisteessä (Suomi, Singapore, Malesia, Kiina, USA, Viro) yhteensä noin 40 logistiikka-ammattilaista.